Circulares

13/05/2016

Facturas: Expedición, requisitos y remisión

facturas-expedicion-requisitos-remision

Circular nº 9 de 2016

Requisitos necesarios a la hora de elaborar las facturas.

Autor: HispaColex

La factura es el medio por el cual el empresario y/o profesional acredita su prestación de servicios o entrega de bienes, por lo que es conveniente que éste conozca bien los requisitos existentes a la hora de elaborarla, así como la legislación aplicable.

Tanto la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, en su artículo 29), como la Ley de IVA (Ley 37/1992, en su artículo 164), recogen la obligación de expedir y entregar facturas. Pero es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, el que regula todos los aspectos relativos a las mismas, como trasposición de la Directiva 2010/45/UE que aprobó la legislación comunitaria con objeto de armonizar las normativas internas de cada Estado miembro en materia de facturación.

Este Reglamento divide su contenido en tres grandes bloques:

1.- Expedición

Como regla general, los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. Dicha factura será necesaria, en todo caso, en los siguientes supuestos:

a) Cuando el destinatario sea empresario o profesional, actuando como tal.

b) Cuando sean entregas de bienes a otros Estados miembro.

c) Cuando sean entregas de bienes cuya expedición o transporte se inicie en otro Estado miembro, o sean objeto de Impuestos Especiales, entendidas como realizadas en el territorio de aplicación de IVA.

d) Cuando sean entregas de bienes transportadas fuera de la Unión Europea (salvo las tiendas libres de impuestos).

e) Cuando el destinatario sea persona jurídica que no actúe como empresario, o sea Administración Pública.

f) Cuando sean entregas de bienes objetos de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.

Existen, asimismo, excepciones a la obligación de emitir factura, por operaciones:

– En las que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia.

– Sometidas al régimen simplificado de IVA (salvo que la determinación de las cuotas sea en función del volumen de ingresos).

–  Acogidas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.

–  Exentas de IVA, em virtud del artículo 20 de la Ley de IVA, con las excepciones establecidas al respecto.

2.- Requisitos

  • TIPOS DE FACTURAS

Podemos encontrarnos ante facturas completas (las normales), simplificadas  (tienen menos requisitos de contenido que las normales, siempre que su importe no exceda de 400 €, o 3.000 € para determinadas operaciones), recapitulativas (incluyen varias operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre dentro del mismo mes natural) y rectificativas (cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos, las cuotas impositivas se hubiesen  determinado incorrectamente o se hubiesen producido circunstancias que den lugar a la modificación de la base imponible).

  • CONTENIDO MÍNIMO

Sin perjuicio de incluir cualquier otra mención, el contenido mínimo de las facturas normales ha de ser el siguiente:

  • Número y serie (siempre correlativas).
  • Fecha de expedición (y de las operaciones, si no coinciden).
  • Nombre y apellidos, o razón social, del obligado a expedir y del destinatario.
  • NIF, del obligado a expedir y del destinatario.
  • Domicilio, del obligado a expedir y del destinario.
  • Descripción de las operaciones, incluyendo precio unitario sin impuesto de las mismas, así como cualquier descuento adicional. Se puede hacer alusión a los albaranes entregados, anexándolos siempre a la factura.
  • Tipo impositivo aplicado (todos los que se apliquen, si procede más de uno).
  • Cuota tributaria, por separado.

Para las facturas simplificadas es el mismo, salvo los datos del destinatario (no son obligatorios, a menos que así lo exija el mismo) y la cuota tributaria, que se permite la opción de que aparezca la expresión “IVA INCLUIDO”.

En las recapitulativas, tienen que aparecer las operaciones realizadas, desglosadas por fecha.

Y las rectificativas han de incluir el número y fecha de la original rectificada.

3.- Plazos de expedición y envío

La pauta general en el plazo de expedición de una factura es en el momento de realización de la operación. No obstante, cuando el destinatario es empresario, debe hacerse antes del día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA.

En lo referente al plazo de remisión, se corresponde con el momento de su expedición; o bien en un mes desde la misma, cuando el destinatario sea empresario.

– MENCIONES ESPECIALES EN DETERMINADAS FACTURAS CON CARACTERÍSTICAS ESPECIALES:

Es importante destacar que, al contenido de las facturas anteriormente descrito, se añade la necesidad de incorporar una especificación explícita en supuestos como:

  • Operaciones exentas de IVA: la referencia a los preceptos de la Ley del Impuesto donde se indique dicha exención.
  • Entregas de medios de transportes nuevos exentos de IVA por destinarse a otro Estado miembro de la UE: tiene que constar las características del mismo, fecha de primera puesta en servicio y distancias recorridas, horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
  • Expedición por el adquirente o destinatario: mención “Facturación por el destinatario”.
  • Aplicación del Régimen de especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección: mención “Régimen Especial de Bienes Usados”, “Régimen Especial de Objetos de Arte” o “Régimen Especial de Antigüedades y Objetos de Colección”.
  • Aplicación Régimen Especial de Criterio de Caja: mención “Régimen Especial de Criterio de Caja”. 

En general, cualquier texto que sirva para aclarar condiciones que supongan una diferenciación con las reglas básicas establecidas por la legislación.

Descargar Circular

Hispacolex

2 comentarios

  • Mónica dice:

    Dentro de los requisitos necesarios para elaborar facturas, me gustaría que mencionaran como debe ser la factura respecto al fomato, es decir, si tiene que entregarse en papel con membrete, firma o sello original, ó bien se pueden enviar por correo electrónico sin firma o huella digital, utilizado el formato “pdf” sin más, como muchos están haciendo actualmente sin conocimiento de que puedan cumplir o no con la legalidad. Esta consulta es referente a las facturas entre empresas y/o particulares, no me refiero a la factura electrónica con administraciones y orgaminsmos públicos que como sabemos tienen otros requisitos.
    Gracias. Saludos

    • HispaColex dice:

      Estimada Mónica,

      La firma y sello original (o el membrete) no constituyen requisitos formales de las facturas; es decir, el Reglamento de Facturación remite a la necesidad de que aparezcan todos los datos identificativos del emisor de la misma (razón social, NIF, domicilio, etc.), no siendo obligatorio que venga firmada y/o sellada (sin perjucio de que, todo dato adicional que se incluya, sirva para ampliar información al respecto del emisor).

      En cuanto a las facturas remitidas vía correo electrónico (que no son facturas electrónicas como tal, como bien apuntas, pero comparten algunos requisitos con estas), serán consideradas como válidas por la Agencia Tributaria cuando incluyan todos los datos descritos en la Circular como requisitos formales.

      No es obligatorio que aparezca firmada electrónicamente; lo que la normativa estipula es que “se debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación”. Esto es lo que en Hacienda denominan “pista de auditoría fiable”. Si bien es cierto que no existe mucha legislación que desarrolle este concepto, hay unas Notas Explicativas analizadas por la Comisión Europea que, sin ser vinculantes, aclaran algo más en este sentido, y donde se establece que uno de los medios para garantizar la autenticidad es, efectivamente, la firma electrónica, pero existen otros alternativos. Así como reconocen los formatos PDF, XML, HTML, GIF y JPG para garantizar la integridad del contenido (puedes ponerte en contacto con nosotros si necesitas un mayor desarrollo).

      Es importante destacar también que este medio de envío de las facturas (electrónico) ha de ser aprobado expresamente por el destinatario de las mismas (teniendo en cuenta que se viene interpretando una aceptación implícita cuando el mismo realiza algún trámite posterior a su recepción – procesamiento, pago, etc.).

      Esperando haber resuelto tu consulta, y agradeciéndote tu participación, recibe un cordial saludo

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *