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Incorpore la factura electrónica en su negocio
La incorporación del uso de la factura electrónica entre los clientes y los proveedores hará que las pymes tengan que modificar sus métodos en la gestión de estos documentos.
Las empresas van dejar de enviarlas a través de envío postal a hacerlo con un operador especializado. Su implantación supone gastos, pero también implica un ahorro en los recursos, el tiempo y la gestión, ya que se conoce su estado rápidamente, es decir, si ha sido rechazada o aceptada.
* Las compañías deberán expedir y remitir facturas electrónicas a las empresas y particulares que acepten recibirlas o que lo hayan solicitado expresamente. Los sectores en los que será obligatorio su uso son el financiero, el energético, las telecomunicaciones, las agencias de viajes, los servicios de transporte de pasajeros y el comercio al por menor.
* En papel, la gestión está controlada, pero en un ámbito electrónico la complejidad es mayor. “Si a una pyme se le pide que construya un dispositivo si quiere hablar por móvil, nadie lo haría. Lo normal es invertir en una línea de teléfono y utilizarla para hablar con clientes. Con la factura electrónica es lo mismo, es necesario contratar a un operador de facturación que permita hacer la transición y aporte la conectividad”, recomienda Alberto Redondo, director de márketing de Seres, servicio de intercambio electrónico, para la Península Ibérica y América Latina.
* Conviene saber que para mandar una factura electrónica por email aunque tenga validez legal no posee mecanismos de seguridad y, en caso de inspección tributaria, se recomienda que vaya firmada electrónicamente. De hecho, para enviarla a la Administración es necesario mandarlas firmadas en el formato facturae, que se descarga en la web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. En este supuesto, el pdf firmado no se acepta.
* El 15 de enero de 2015 entra en vigor la Ley 25/2013 que obliga a emitir estas facturas y establece multas de hasta 10.000 euros para las compañías que, estando obligadas a realizar estos documentos, no lo hagan.