Noticias Jurídicas

30/04/2015

Las empresas no tendrán que enviar al registro mercantil sus “secretos”

El Tribunal Superior de Justicia de Madrid ha paralizado la orden que obligaba a las compañías a enviar telemáticamente los libros de actas, donde se registra toda la actividad del consejo de administración.

Ha sido una lucha contrarreloj, pero las compañías cotizadas han logrado bloquear una decisión administrativa que les obligaba a enviar al Registro Mercantil toda su información confidencial, incluida las decisiones de su consejo de administración y los contratos de los altos cargos, entre otros datos delicados.

Las primeras alarmas saltaron el 15 de febrero de este año, cuando la Dirección General del Registro y el Notariado publicó una instrucción en la que imponía a todas las sociedades españolas a enviar de forma telemática lo que se conoce como libros de los empresarios. Este término es tan amplio que no sólo engloba a las cuentas y otros documentos contables, sino también a las actas de las compañías, es decir, el libro en el que se registra toda su actividad, especialmente la relacionada con las decisiones que toma su consejo de administración.

El plazo que se dio a las empresas para enviar estos datos finalizaba el 30 de abril. Mientras intentaban cumplir con los plazos en un tiempo récord, las sociedades cotizadas, a través de Emisores Españoles, encargaron al despacho Hogan Lovells que presentara un recurso para intentar paralizar la medida.

Finalmente, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid decretó ayer como medida cautelar la suspensión de la instrucción hasta que exista una sentencia al respecto, por lo que ninguna firma tendrá que presentar esta documentación.

Funcionamiento

Hasta ahora, la mayoría de las compañías optaban por presentar telemáticamente sus libros contables, pero no así el de actas. Sobre todo en el caso de empresas que manejan mucha información confidencial, lo habitual es acercarse físicamente al Registro Mercantil y solicitar un libro de actas en blanco, que se lleva a la compañía. Una vez allí, se va completando y, cuando se termina, se acercan otra vez al registro, donde simplemente lo sellan, pero nadie lo lee y queda a buen recaudo en los archivos internos de la compañía.

Sin embargo, la Ley de Emprendedores, aprobada en 2013, introdujo un cambio en este sistema, ya que obliga a todas las personas jurídicas a presentar los libros de los empresarios de forma telemática. A falta de un reglamento mejor, la Dirección General del Registro y el Notariado decidió emitir una instrucción, en la que se solicitaban también las actas, pero sin entrar en detalles sobre cuál iba a ser su uso o los sistemas que se utilizarían para garantizar su confidencialidad. Es más, algunas empresas aseguran que el sistema planteado era tan básico como enviar por correo electrónico un documento con las actas del consejo de administración escaneadas.

Lucas Osorio y David Anton, socio director de Hogan Lovells y asociado sénior del despacho, respectivamente, explican que, de momento, ya no es necesario realizar este trámite, gracias a la suspensión. Aun así, la Abogacía del Estado puede plantear un recurso de reposición, aunque por los plazos y la urgencia de la materia, es improbable que se reactive antes del 30 de abril, fecha límite que se había establecido para remitir toda la información al Registro Mercantil.

Aunque desde algunas empresas se ha puesto en duda que los registros puedan solicitar siquiera acceso a una información tan sensible, por su trascendencia en la estrategia de las compañías, desde el despacho aseguran que el objetivo no es tanto que se corrija la modificación introducida en la Ley de Emprendedores, sino que se regule de manera “segura y cierta, con mecanismos de control”.

Una decisión que llega tarde para muchas firmas

Tanto grandes cotizadas como pequeñas empresas celebraban ayer la decisión del Tribunal Superior de Justicia de Madrid (TSJM) de suspender cautelarmente la obligación de enviar el libro de actas de forma telemática al registro. Sin embargo, mientras que las grandes empresas contaban con que su recurso tuviera éxito, muchas pymes ya habían enviado los datos, ante el temor a posibles sanciones si, finalmente, no cumplían con los plazos establecidos. Además, ninguna se ha librado de los sobrecostes y el trabajo invertido en preparar todos los datos por si, finalmente, no prosperaba la acción. El problema ha sido que la decisión del juez ha llegado con una antelación de tan sólo cuatro días, ya que el periodo finalizaba pasado mañana, 30 de abril.

Claves para entender la decisión del TSJ de Madrid

  • En 2013, la Ley de Emprendedores, en su artículo 18, estableció la obligación para todas las empresas españolas de presentar sus libros en el Registro Mercantil de forma telemática.
  • El 15 de febrero de 2015, la Dirección General del Registro y el Notariado emitió una instrucción, en la que se hacía una interpretación amplia de la norma, y exigía a las empresas que presentaran electrónicamente también el libro de actas, que contiene información confidencial de la compañía.
  • Saltan entonces las alarmas en el sector empresarial, ya que la orden no especificaba qué uso se le iba a dar a esa información ni qué mecanismo de garantía se establecía para asegurar su confidencialidad.
  • Hace 20 días, las sociedades cotizadas que integran Emisores Españoles encargaron al despacho Hogan Lovells que interpusiera un recurso contra esta decisión.
  • Ayer, el TSJ de Madrid decretó la suspensión cautelar de esta instrucción hasta que emita una sentencia al respecto.
  • Por tanto, y salvo resolución en contrario, ninguna compañía está obligada a entregar esta información al Registro Mercantil de forma telemática.
  • Las empresas podrán acudir físicamente al registro y sellar el libro de actas, para después llevárselo a la compañía y archivarlo internamente, asegurando así la confidencialidad de la información contenida en esas páginas.
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