Civil-mercantil

04/07/2012

Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil

Fotografía de varios montones de papeles acumulados unos sobre otros en referencia al depósito de las cuentas anuales en el Registro MercantilReforma del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil por la Ley 25/2011

El mes de julio es el mes durante el cual la mayoría de las sociedades mercantiles cumplen con el deber de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Por ello, resulta oportuno recordar el régimen de este depósito, últimamente reformado por la Ley 25/2011 (en vigor desde 2 de octubre de 2011) con el objeto de reducir el coste de su depósito, para lo que por un lado deja de requerirse que la firma de los administradores que figura en el certificado del acuerdo aprobatorio de las cuentas que debe acompañarse a las cuentas, tenga que ser objeto de legalización o legitimación ante notario, siempre que tanto las cuentas como la certificación se encuentren debidamente firmadas, con lo que el depósito en las cuentas del Registro Mercantil puede ser íntegramente telemático; y por otro lado se ha suprimido la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil del anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con esa obligación de depósito de las cuentas del Registro Mercantil.

La Ley establece que el depósito ha de practicarse “Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales”. Por tanto, no tiene que ser necesariamente en el mes de julio, sino que el plazo viene determinado por el día en que las cuentas se hayan aprobado por la junta general de socios. Respecto a esa aprobación, la Ley determina que la junta general ordinaria se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado, si bien advierte expresamente que esa junta será válida aunque haya sido convocada o se celebre fuera de ese plazo, de modo que es perfectamente válida la aprobación de cuentas en junta general ordinaria celebrada pasado el mes de junio.

No obstante, conviene que el depósito se verifique antes de que finalice el ejercicio, dado que dentro del primer mes de cada año, los Registradores Mercantiles han de remitir a la Dirección General de los Registros y del Notariado una relación de las sociedades que no hubieran cumplido durante el año anterior, la obligación de depósito, a fin de que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas pueda incoar el correspondiente expediente sancionador, y del que puede derivar la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros.

Asimismo, la Ley establece que transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito, exceptuándose la inscripción de ciertos títulos (por ejemplo, los relativos al cese o dimisión de administradores, Gerentes, a la revocación o renuncia de poderes, etc.).

Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no haber sido aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral si antes de que transcurra un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, se presenta en el Registro Mercantil certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se exprese la causa de la falta de aprobación, o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.

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