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10/11/2010

La Factura Electrónica y su obligatoriedad

La imagen muestra un ordenador imac del cual sale de su pantalla una factura. Junto a él aparace la frase "factura electrónica"Regulación de la Factura Electrónica

Aunque su nacimiento y regulación viene de hace varios años atrás, es en estos días cuando la e-factura o factura electrónica está cobrando mayor protagonismo. Esto ocurre porque a partir del 1 de noviembre de 2010, es obligatoria esta modalidad de facturación para todas aquellas personas físicas o jurídicas que emitan facturas a las Administraciones Públicas Estatales, según la Disposición Final Novena de la Ley 30/2007 de 30 de Octubre, de Contratación del Sector Público. No existe obligatoriedad respecto de las Administraciones Autonómicas o Locales.

En el caso de las compañías grandes, la norma entró en vigor hace algo más de 10 meses y, a pesar de todo, aún hoy, las grandes estructuras públicas no se encuentran lo suficientemente preparadas para emitir y recibir facturas electrónicas.

No obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca expresamente en las Ordenes. Según la Ley de Contratos se consideran contratos menores los de importe inferior a 50.000€ (contratos de obras) o de 18.000€ (otros contratos).

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Los requisitos para los emisores de facturas son:

Reglamento sobre Facturación Electrónica: La Orden 962/2007, de 10 de abril y Real Decreto 1496/2003.

Creación de la factura mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.

Firma electrónica reconocida

Remisión telemática

Conservación de copia o matriz de la Factura

Contabilización y anotación en registros de IVA

Conservación durante el período de prescripción

Garantía de accesibilidad completa: esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003)

Subcontratación a un tercero: todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Este tipo de facturación ofrece muchas ventajas, como por ejemplo: ahorro de costes, mejora de la eficiencia, integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa, optimización de la tesorería, obtención de información en tiempo real, reducción de tiempos de gestión, agilidad en la toma de decisiones, administración y contabilidad automatizadas, disminución de costes de los documentos en papel, control de acciones erróneas, uso eficaz de los recursos financieros y flujos de transacciones agilizados.

Pese a todas estas ventajas, la introducción en España de este tipo de facturación ha sido muy lenta. Pero ya no podemos aplazar más esta cuestión, así que afrontemos el reto y empecemos a disfrutar de todas las ventajas que nos ofrece.

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