VeriFactu: Guía Definitiva para Autónomos y Empresas

La forma en que gestionamos la facturación en España está a punto de vivir una de sus transformaciones más importantes. La Agencia Tributaria (AEAT) ha puesto en marcha el sistema VeriFactu, una reforma que digitalizará y estandarizará los procesos de facturación para la gran mayoría de autónomos y empresas del país.

Si eres autónomo o tienes una pyme, este cambio te afecta directamente. Pero no te preocupes, no es tan complejo como parece. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber de forma clara y sencilla: qué es, cómo funciona, qué requisitos deben cumplir tus facturas y, lo más importante, qué plazos tienes para adaptarte.

¿Qué es exactamente el Sistema VeriFactu?

VeriFactu es el nombre que recibe el nuevo sistema de emisión de facturas verificables. Su objetivo principal, según se establece en el Reglamento de adopción requisitos de programas informáticos de facturación empresas, es garantizar la integridad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación.

En otras palabras, la AEAT busca modernizar el sistema para:

• Aumentar el control fiscal y luchar contra el fraude.
• Mejorar la transparencia de las operaciones comerciales.
• Simplificar el cumplimiento tributario a largo plazo para los contribuyentes.

La clave del sistema es que todo software de facturación deberá generar un registro por cada factura emitida, impidiendo su modificación o eliminación posterior sin que quede constancia.

Las dos vías para cumplir: ¿VERIFACTU o no?

La normativa ofrece dos modalidades para que los profesionales y empresas se adapten. La elección dependerá de tus preferencias de gestión:

1. Sistema VERIFACTU (con remisión a la AEAT):

Tu programa de facturación enviará de forma automática, segura e instantánea cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura.

Se considera la opción más completa, ya que al comunicar los datos al momento, se simplifica la posterior presentación de declaraciones y se presume que el sistema cumple con todos los requisitos de seguridad, tal como indica el Artículo 16 del Reglamento de adopción requisitos de programas informáticos de facturación empresas.

2. Sistema «NO VERIFACTU» (sin remisión automática):

Tu software de facturación deberá cumplir igualmente con los requisitos de inalterabilidad y seguridad, pero no enviará los registros a la AEAT de forma automática.

En esta modalidad, tienes la obligación de conservar todos los registros de facturación en tu propio sistema, asegurando que estén disponibles para cualquier comprobación que la Administración Tributaria pueda requerir.

¿Cómo deben ser las nuevas facturas? Requisitos y novedades

Aunque la base de la facturación no cambia, la nueva normativa introduce elementos clave para garantizar la trazabilidad y autenticidad de cada documento.

Lo que se mantiene: Tu factura deberá seguir incluyendo los datos fundamentales que ya conoces, según el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación:

• Número y, en su caso, serie correlativa.
• Fecha de expedición.
• Datos fiscales completos del emisor y del receptor (nombre, NIF y domicilio).
• Descripción de las operaciones.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota tributaria.
• Importe total.

Las novedades clave: La Disposición final primera del Reglamento de adopción requisitos de programas informáticos de facturación empresas, introduce dos elementos obligatorios en todas las facturas emitidas con un software adaptado:

1. Código QR: Todas las facturas, tanto en formato físico como electrónico, deberán incluir un código QR. Al escanearlo (tu cliente, la Administración o tú mismo), se podrá acceder a una página segura de la AEAT para verificar que los datos de la factura son correctos y que el documento es auténtico.
2. Frase «VERIFACTU»: Esta mención solo aparecerá en las facturas emitidas por aquellos que hayan optado por el sistema de remisión automática a la AEAT. Es la señal que indica que esa factura ya obra en poder de la Administración.

Ejemplos prácticos para entenderlo mejor

Ejemplo 1: Consultor de marketing (Modalidad VERIFACTU) 

Un consultor emite una factura por sus servicios. Su software está configurado para enviar automáticamente los datos a la AEAT. La factura que recibe su cliente incluirá, además de todos los datos habituales, el código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».

Ejemplo 2: Tienda de informática (Modalidad NO VERIFACTU) 

Una tienda vende un ordenador y emite la factura correspondiente. Su sistema está adaptado a la normativa (garantiza que el registro no se puede alterar), pero no envía los datos a la AEAT. La factura que entrega al cliente incluirá el código QR para su verificación, pero no llevará la frase «VERIFACTU».

Calendario de Implementación:

• 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027 para los empresarios y profesionales en estimación de IRPF con actividad

¿Qué debes hacer ahora? Pasos a seguir

Aunque todavía queda tiempo, es fundamental no dejarlo para el último momento. Te recomendamos:

1. Contacta con tu proveedor de software: Pregúntale si ya están trabajando en la adaptación a la normativa VeriFactu y qué planes tienen. Asegúrate de que tu programa actual recibirá las actualizaciones necesarias.
2. Evalúa las dos modalidades: Piensa qué sistema se adapta mejor a tu negocio. La remisión automática (VERIFACTU) puede simplificar tu gestión a largo plazo, mientras que la conservación local te da más control sobre el envío de datos.
3. Planifica la transición: No esperes a 2027. Empieza a informarte y a preparar los cambios en tus procesos administrativos para que la transición sea lo más fluida posible.

En definitiva, el sistema VeriFactu es un paso decisivo hacia la digitalización fiscal en España. Lejos de ser una simple obligación, es una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio, aumentar la seguridad jurídica y simplificar tus obligaciones con Hacienda.

  Luis Peche

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